Contabilidade dá dicas de quanto tempo é necessário guardar cada tipo de documento.
| Documento | Tempo | Base Legal |
| Guia da Previdência Social - GPS | 10 anos | § 5º do art. 225, 348 e 349 do Decreto 3048/99. |
| Folha de Pagamento | 10 anos | § 5º do art. 225, 348 e 349 do Decreto 3048/99. |
| Comprovante de entrega do GPS ao sindicato | 10 anos | § 5º do art. 225, 348 e 349 do Decreto 3048/99. |
| Comprovante de pagamento ou declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS | 10 anos | § 5º do art. 225, 348 e 349 do Decreto 3048/99. |
| Contrato de Trabalho | Indeterminado | |
| Livro ou Ficha de Registro de empregados | Indeterminado | |
| Controle de Ponto | 5 anos | Inciso XXIX, do artigo 7º da Constituição. |
| Livro de Atas da Cipa | Indeterminado | |
| Livro de Inspeção de Trabalho | Indeterminado | |
| PPRA / PCMSO | 20 anos | Norma Regulamentadora nº 7 e nº 9 |
| RAIS | Indeterminado (1) | |
| Pedido de Demissão | 5 anos | Inciso XXIX do artigo 7º da Constituição Federal |
| Cadastro Geral de Empregados e Desempregados – CAGED | 36 meses | § 2º do artigo 1º da Portaria MTE nº 235/03 |
| PIS/PASEP | 10 anos | Artigo 94 do Decreto nº 4.524/2002 |
| COFINS | 10 anos | Artigo 94 do Decreto nº 4.524/2002 |
| Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social – GFIP e Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social – Sefip | 30 anos | § 5º do artigo 23 da Lei nº 8.036/90 |
| Documento | Tempo | Base Legal |
| Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social – GRFC | 30 anos | § 5º do artigo 23 da Lei nº 8.036/90 |
| Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho | 5 anos | Inciso XXIX do artigo 7º da Constituição |
| Recibo de Pagamento de salário, férias e 13º salário | 10 anos | Artigos 225, 348 e 349 Decreto nº 3.048/99 |
| Comprovante de Escrituração – Notas Fiscais e Recibos | 10 anos (2) | Artigo 173 do Código Tributário Nacional |
| Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON | 10 anos | Artigo 94 do Decreto nº 4.524/2002 |
| Demonstrativo de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF | 10 anos (2) | Artigo 173 do Código Tributário Nacional |
| Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica – DIPJ | 10 anos (2) | Artigo 173 do Código Tributário Nacional |
| Declaração de Compensação de Tributos PER/DCOMP | 10 anos | Artigo 94 do Decreto nº 4.524/2002 |
| Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte – DIRF | 10 anos (2) | Artigo 27 da IN nº 1892/2019 |
| EFD - arquivo digital e documentos | 10 anos (2) (3) | Ajuste Sinief 2/09 |
| ECD | Indeterminado (5) | |
| Livro Diário | Indeterminado | |
| Livro Razão | Indeterminado | |
| Contas de Consumo – luz, agua, telefone | 5 anos (4) | Lei 12.007/2009 |
| Declaração de Imposto de Renda e comprovantes | 5 anos após a entrega da declaração | Artigo 173 do Código Tributário Nacional |
(1) O artigo 8º da Portaria nº 1.207/2008 dispõe que o estabelecimento é obrigado a manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os seguintes documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério do Trabalho e Emprego – MTE:
I- o relatório impresso ou cópia dos arquivos; e
II- o recibo de entrega da RAIS.
Contudo, por ser a RAIS um documento que demonstra toda a vida profissional do empregado durante o contrato de trabalho com a empresa, estando inclusive vinculada diretamente ao PIS/PASEP, recomenda-se que seja guardada por prazo indeterminado.
(2) O código tributário determina que o prazo é de cinco anos, entretanto é nosso entendimento que levando em consideração a data de origem de determinados créditos, o prazo prescricional para utilização e o prazo prescricional de fiscalização do fisco, é prudente esses documentos serem guardados pelo prazo de 10 anos.
(3) O contribuinte deverá armazenar o arquivo digital da EFD previsto neste ajuste, observando os requisitos de segurança, autenticidade, integridade e validade jurídica, pelo mesmo prazo estabelecido pela legislação para a guarda dos documentos fiscais. A geração, o armazenamento e o envio do arquivo digital não dispensam o contribuinte da guarda dos documentos que deram origem às informações nele constantes, na forma e prazos estabelecidos pela legislação aplicável.
(4) Nos casos de serviços, públicos ou privados, prestados ao consumidor de forma contínua, como fornecimento de água, luz, telefone, TV por assinatura, escolas, cartão de crédito, de acordo com as Leis Estadual 13.552/2009 e Federal 12.007/2009, os fornecedores são obrigados a encaminhar aos seus clientes declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior. As declarações devem ser guardadas por cinco anos.
(5) A ECD cabem as mesmas regras de guarda dos livros comerciais, contidas no tópico III.3.1.1. Assim sendo, não obstante o prazo de prescrição dos créditos tributários de 5 anos, recomenda-se a sua guarda permanente, uma vez que este arquivo conterá todos os fatos ocorridos na empresa, refletindo sua própria história.
Lembramos que na hipótese de haver processos em andamento os documentos devem ser guardados até a decisão final da justiça.
Fonte: Atac Contabilidade.
