Para conhecimento, segue a tabela de temporalidade onde constam os prazos para a guarda de documentos:
FISCAL |
| Descrição | Prazo |
| Arquivo XML | 5 anos |
| Comprovantes de recolhimento de impostos | 5 anos |
| DCTF | 5 anos |
| GIA ICMS | 5 anos |
| Livro de registros prestados | 5 anos |
| Livro de registros tomados | 5 anos |
| Livro modelo 57 Termo de ocorrências prefeitura | Indeterminado |
| Livro modelo 6 termo de ocorrências | Indeterminado |
| Notas fiscais de serviços | 5 anos |
| Sped contribuições | Não há necessidade de arquivar |
| Sped fiscal | Não há necessidade de arquivar |
CONTÁBIL |
| Descrição | Prazo |
| Livro diário | Indeterminado |
| Livro razão | Indeterminado |
| Movimento bancário - Contábil | 10 anos |
| ECD - Escrituração contábil digital (recibo de entrega) | Indeterminado |
| IRRF | 5 anos |
| DECORE - Declaração comprobatória de percepção de rendimentos | 5 anos |
LEGALIZAÇÃO |
| Descrição | Prazo |
| Alterações contratuais | Indeterminado |
| Certidão da Junta Comercial | Não há necessidade de arquivar |
| Ficha Cadastral da Junta Comercial (na Jucesp existe possibilidade de verificar via web as antigas razões sociais da empresa, bem como se mesma já foi EPP, ME e Etc) | Não há necessidade de arquivar |
| CNPJ | Não há necessidade de arquivar |
| Inscrição Estadual | Não há necessidade de arquivar |
DEPARTAMENTO PESSOAL |
| Descrição | Prazo |
| Acordo de Compensação | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Acordo de Prorrogação | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Atestado médico | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Autorização para desconto não previsto em lei | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Aviso prévio | 2 anos |
| CAGED - Cadastro geral de empregados e desempregados | 5 anos a contar da data de envio |
| Comprovante de cadastramento PIS/PASEP | 10 anos |
| Declaração de instalação (NR-2 - Port. 3.214/78) | Indeterminado |
| Exames médicos | 20 anos, no mínimo, após rescisão do contrato com o empregado |
| FGTS - documentos | 30 anos |
| Folha de votação de eleição da CIPA | 5 anos |
| GRCS - Guia de recolhimento de contribuição sindical | 5 anos |
| Documento do INSS sujeito à fiscalização | 05 anos. Na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o direito do INSS constituir o crédito tributário extingue-se após 05 anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado |
| Livro de atas da CIPA | Indeterminado |
| Livro de inspeção do trabalho | Indeterminado |
| Mapa anual de acidente de trabalho | 5 anos |
| Pedido de demissão | 2 anos |
| PPP - Perfil profissiográfico previdenciário e comprovação de entrega ao trabalhador | 20 anos |
| Rais | 5 anos |
| Recibo de abono de férias | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Recibo de adiantamento salarial | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Recibo de entrega da comunicação de dispensa - CD (seguro-desemprego) | 5 anos |
| Recibo de gozo de férias | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Recibo de pagamento de férias | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Registro de empregados | Indeterminado |
| Salário-Educação - Documentos de convênios | 05 anos. Na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o direito do INSS constituir o crédito tributário extingue-se após 05 anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado |
| Salário - Família - Comprovantes de Pagamento e Cópia das Certidões (Vacinação e Frequência Escolar) | 05 anos. Na hipótese de dolo, fraude ou simulação, o direito do INSS constituir o crédito tributário extingue-se após 05 anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado |
| Salário maternidade | Salário - Família - Comprovantes de Pagamento e Cópia das Certidões (Vacinação e Frequência Escolar) |
| Solicitação de abono de férias | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
| Segurança e Saúde no Trabalho, especificamente: - PCMSO e PGR | 20 anos |
| Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho | 2 anos |
| Vale-transporte | 5 anos durante a vigência do contrato, até 2 anos após a rescisão |
ATENÇÃO: Ressalvamos que, caso a empresa tenha algum processo de fiscalização ou discussão - JUDICIAL ou ADMINISTRATIVO em andamento, terá que armazenar os documentos respectivos a(s) área(s) que está sendo discutida até o encerramento dos mesmos - FISCAL/CONTÁBIL/D. PESSOAL. A guarda da documentação até o encerramento do processo aplica-se também quando existirem processos de recuperação de impostos em que a ação judicial ainda não foi julgada.
Fonte: Paulicon.
